Personvernerklæring for Nordisk Miljøpartner AS

Nordisk Miljøpartner AS er opptatt av å beskytte personvernet til våre kunder, leverandører, samarbeidspartnere og andre registrerte. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, deler og beskytter personopplysninger i forbindelse med vår virksomhet innen miljøtjenester.

1. Innledning og selskapsinformasjon

Denne personvernerklæringen gjelder for behandling av personopplysninger som utføres av:

• Virksomhet: Nordisk Miljøpartner AS
• Adresse: Vestre Strandgate 12, 4610 Kristiansand
• E-post: [email protected]
• Telefon: +47 38 12 74 56
• Bransje: Miljø

Vi behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning og relevante krav til konfidensialitet, sikkerhet og formålsbegrensning.

2. Innsamling og behandling av personopplysninger

Vi kan samle inn og behandle følgende kategorier personopplysninger, avhengig av kontaktpunkt og kundeforhold:

• Navn, stilling og kontaktinformasjon, herunder telefonnummer og e-postadresse
• Firmaopplysninger og organisasjonsinformasjon
• Korrespondanse og henvendelser sendt til oss
• Opplysninger knyttet til avtaler, prosjekter, tilbud og leveranser
• Faktura- og betalingsopplysninger
• Tekniske opplysninger ved bruk av våre digitale tjenester, dersom relevant
• Andre opplysninger som er nødvendige for å levere miljørelaterte tjenester, rådgivning eller oppfølging

Vi samler som hovedregel inn opplysninger direkte fra den registrerte, fra virksomheter vi samarbeider med, eller fra offentlige og lovlige kilder når dette er nødvendig og tillatt.

3. Formål med behandlingen

Personopplysninger behandles for følgende formål:

• Å besvare henvendelser og kommunisere med kunder og andre kontakter
• Å inngå, administrere og oppfylle avtaler
• Å levere miljøtjenester, rådgivning og tilknyttede ytelser
• Å følge opp prosjekter, kvalitetssikring og kundeservice
• Å håndtere fakturering, regnskap og administrasjon
• Å oppfylle rettslige forpliktelser, herunder bokførings- og dokumentasjonskrav
• Å ivareta sikkerhet, forebygge misbruk og beskytte våre systemer og eiendeler
• Å forbedre våre tjenester, prosesser og kommunikasjon

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

Vi behandler personopplysninger når det foreligger et gyldig rettslig grunnlag. Dette kan blant annet være:

• Avtale: når behandlingen er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale
• Rettslig forpliktelse: når vi er pålagt å behandle eller lagre opplysninger etter lov
• Berettiget interesse: når behandlingen er nødvendig for å ivareta legitime interesser, og disse ikke overstyres av den registrertes personverninteresser
• Samtykke: når vi baserer behandlingen på frivillig, uttrykkelig og informert samtykke

Der behandlingen er basert på berettiget interesse, foretar vi en vurdering av nødvendighet og interesseavveiing.

5. Deling av personopplysninger og tredjeparter

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig for formålet, eller når vi er rettslig forpliktet til det. Dette kan omfatte deling med:

• Leverandører av IT-systemer, drift, lagring og support
• Regnskapsførere, revisorer og andre profesjonelle rådgivere
• Underleverandører og samarbeidspartnere som bistår i leveranser innen miljøområdet
• Offentlige myndigheter når dette kreves etter lov eller ved pålegg

Alle tredjeparter som behandler personopplysninger på våre vegne, er underlagt relevante avtaler og krav til konfidensialitet og sikkerhet.

6. Overføring til tredjeland

Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EØS, skjer dette kun når det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige beskyttelsestiltak. Slike tiltak kan omfatte standard kontraktsklausuler, supplerende sikkerhetstiltak eller overføring til land som er godkjent med tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

Vi vurderer alltid risikoen ved internasjonale overføringer og søker å sikre at personopplysningene behandles med et beskyttelsesnivå som tilsvarer kravene i gjeldende regelverk.

7. Lagringstid

Personopplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, med mindre lengre lagring er påkrevd eller tillatt etter lov.

• Opplysninger knyttet til kundeforhold og avtaler lagres så lenge forholdet består og deretter i en periode som er nødvendig for dokumentasjon og oppfølging
• Regnskaps- og bokføringsopplysninger lagres i samsvar med gjeldende lovkrav
• Korrespondanse og henvendelser lagres så lenge det er nødvendig for å følge opp saken og dokumentere kommunikasjon
• Opplysninger behandlet på grunnlag av samtykke slettes eller anonymiseres når samtykket trekkes tilbake, med mindre annet rettslig grunnlag foreligger

8. Dine rettigheter

Du har rettigheter knyttet til våre behandlinger av dine personopplysninger. Avhengig av situasjonen kan du ha rett til:

• Innsyn: å få bekreftet om vi behandler personopplysninger om deg, og få kopi av disse
• Retting: å få uriktige eller ufullstendige opplysninger korrigert
• Sletting: å få personopplysninger slettet når vilkårene for dette er oppfylt
• Begrensning: å be om at behandlingen begrenses i visse tilfeller
• Dataportabilitet: å motta opplysninger du selv har gitt oss, i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, der dette er aktuelt
• Innsigelse: å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse eller direkte markedsføring

For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss via opplysningene nederst i denne erklæringen. Vi vil svare innenfor gjeldende frister og i samsvar med lovens krav.

9. Tilbaketrekking av samtykke

Dersom vi behandler personopplysninger på grunnlag av samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som er utført før samtykket ble trukket tilbake.

Ved tilbaketrekking vil vi stoppe den aktuelle behandlingen, med mindre vi har et annet gyldig rettslig grunnlag for videre behandling.

10. Rett til å klage

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med gjeldende regler, har du rett til å klage til relevant tilsynsmyndighet. Vi oppfordrer deg også til å kontakte oss først, slik at vi kan forsøke å løse saken direkte.

11. Informasjonssikkerhet

Vi har iverksatt egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, spredning, tap eller ødeleggelse. Tiltakene kan blant annet omfatte:

• Tilgangsstyring og rollebaserte rettigheter
• Kryptering og sikker kommunikasjon der dette er hensiktsmessig
• Regelmessig sikkerhetsoppfølging og vedlikehold av systemer
• Opplæring av ansatte i personvern og informasjonssikkerhet
• Rutiner for håndtering av avvik og sikkerhetshendelser

Vi arbeider kontinuerlig med å forbedre våre sikkerhetstiltak i tråd med risiko og teknologisk utvikling.

12. Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen, ønsker å utøve dine rettigheter eller vil kontakte oss om vår behandling av personopplysninger, kan du bruke følgende kontaktinformasjon:

• Nordisk Miljøpartner AS
• Vestre Strandgate 12, 4610 Kristiansand
• E-post: [email protected]
• Telefon: +47 38 12 74 56

13. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i våre tjenester, behandlingsaktiviteter eller gjeldende regelverk. Oppdatert versjon vil publiseres når det er relevant, og dato for siste endring kan angis nederst i dokumentet dersom ønskelig.

Vi anbefaler at du jevnlig leser gjennom erklæringen for å holde deg oppdatert på hvordan vi behandler personopplysninger.